２０１８年度新年総会並びに新春懇談会事業収支決算（案）の件

審議

　

 

 

●

事業名

：

新年総会並びに新春懇談会

 

●

委員会名

：

ヤングフォーラム委員会

●

委員長名

：

大石　祐介

 

●

副理事長

：

樋口　和俊

●

確認日

：

２０１８年３月１６日

●

室長

：

橋村　賢二

●

確認日

：

２０１８年３月１６日

●

専務理事

：

山﨑　隼平

●

確認日

：

２０１８年３月１６日

●

常務理事

：

野中　克則

●

確認日

：

２０１８年３月１６日

●

財政局長

：

仁田原　剛

●

確認日

：

２０１８年３月１６日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

１．

事業実施に至る背景

 

明るい豊かな八女を作り上げるために、まず、全会員が堤倫亮理事長の所信、考えへの理解を深め、より活発なＪＣ活動へと繋げる必要がある。そして、次年度に向けた八女青年会議所の指針を対外的に周知する必要がある。

２．

事業の対象者

 

対外対象者：特別会員役員　６名

　　　　　　　 ：特別会員　　　３０名

　　　　　　　   来賓　　　  　  ４０名

対内対象者：正会員　     　３８名

　　　　　　　　仮入会者　　  １０名

３．

事業目的　（対外）

 

八女地域の豊かな発展のために、昨年度、本年度の活動を来賓の皆様にアピールすることにより八女ＪＣの活動への理解を深めて頂き、連携体制強化を図る。

４．

事業目的　（対内）

 

総会を通して理事長所信への理解を深め、統一された意識のもと、２０１８年度のＪＣ活動へと邁進する。そして、懇親会を開催することにより、新年の活動に向けて士気高揚を図る。さらに、シニア世代から生きた体験を学ぶことにより、今後の活動に向けて新たなアイデアの閃きにつなげる。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料 /事業予算

事業概要

 

１．

実施日時

 

（開始） ２０１８年１月１３日　（土）１８：００新年総会スタート

　　　 　 ２０１８年１月１３日　（土）１９：３０新年総会終了

　　 　 　２０１８年１月１３日  （土）１９：４５ 新春懇談会スタート

（終了） ２０１８年１月１３日  （土）２１：４５終了

２．

実施場所・会場

 

メモリアルホールいわ井

         〒８３４－００２２

         福岡県八女市津江５９９

         TEL０９４３－２３－２２２２

         FAX０９４３－２２－３２４２

３．

参加員数計画並びに参加推進方法

 

【参加員数計画】

対内対象者：正会員　　　　     ３８名　

　　　　　　　   仮入会　　　       １０名　

                   合計　              ４８ 名

 

【参加員数結果】　総会　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【参加員数結果】　懇談会　

対内対象者：正会員　　　　　　 ３３名 ８７%　　　　　　　　　対内対象者：正会員　　　 ３１名　８２%

　　　　　　　　仮入会員　　　　　　４名　　　　　　　　　　　　　　　　          仮入会　　　 　４名　

　　　　　　　　合計                  ３７名　　　　　　　　　　　　　　　　　　　   合計　         ３５名　

メンバー出欠表

来賓出席表                 

 

　【参加推進方法】

１．  FAX・メールにて案内文を送り出欠を取り纏める。

《検証》メンバーとの取りまとめは各委員長にとりまとめてもらった。

来賓への案内文に締め切りを記載していなかったので、締め切り以降に返信が多かった。

福島中学校に電話をした際、FAXは届いていないとのことだったので、FAX番号を間違えて送付したのではないかと思う。今後は履歴が残るメール、もしくは来賓には一度電話確認をするかの対策が必要。

２．  各委員長に委員会メンバーの取り纏めを依頼する。

《検証》各委員長に取りまとめてもらい、問題無かった。

３．  理事メンバーには電話確認を行う。

《検証》電話、もしくは口頭での確認を行った。

４．欠席の返事をいただいた方には、再度委員会メンバーで事業の意義を伝え参加をお願いする。

　またどうしても参加できないメンバーには、委任状を必ず頂く。

《検証》各委員長と協力して電話連絡をし、どうしても出席できないメンバーからは委任状を頂いた。

4．

予算総額.

決算総額

￥６５７，０００－

￥３５６，１５４－

事業評価収支決算書へ

５．

外部協力者・協力種別

 

無

６．

引用著作物の有無

無

７．

対外配布資料の有無

無

 

８．

実施組織

 

事業総括

ヤングフォーラム委員会　委員長　　 　 大石 祐介

会場設営

ヤングフォーラム委員会　　　　　　 　    全員

メンバー受付

例会研修委員会　委員長　　　　　　 　　山﨑 誠

来賓受付

ヤングフォーラム委員会　　　　　　　　　廣津 和久

シニア受付

例会研修委員会　副委員長　　　 　     桐明 哲也

総会司会

ヤングフォーラム委員会　             　   秋田 信善

懇談会司会

ヤングフォーラム委員会　副委員長　　松尾 研士

総会・懇談会司会補助

例会研修委員会　委員長　　　　　　 　　山﨑 誠

シニア・来賓のアテンド(テーブル１)

例会研修委員会　委員長　　　　　　 　　山﨑 誠　とメンバー

シニア・来賓のアテンド(テーブル２)

会員拡大委員会　委員長　　　　　　 　　堤幹雄　とメンバー

シニア・来賓のアテンド(テーブル３)

まちづくり委員会　委員長　　　　　　 　　古澤貴俊　とメンバー

駐車場誘導

無し

照明

ヤングフォーラム委員会　　　　　 　    　廣津 和久

音響

ヤングフォーラム委員会　　　　　 　    　廣津 和久

写真係

例会研修委員会　副委員長　　　 　     桐明 哲也

 

 

９．

事業目的達成の検証

 

事業目的に達した点：

・来賓の方々やシニアクラブの先輩方へ２０１８年度八女ＪＣの運動理念や方向性をご理解して頂く。

《検証》理事長の所信をしっかり聞いて頂き、懇親会で交流を深める中で八女ＪＣの運動理念や方向性をご理解して頂いた。

・FAX、メールにて案内文を送り出欠を取り纏める。

《検証》メンバーとの取りまとめは各委員長にとりまとめてもらった。

来賓への案内文に締め切りを記載していなかったので、締め切り以降に返信が多かった。

福島中学校と消防署に電話をした際、FAXは届いていないとのことだったので、FAX番号を間違えて送付したのではないかと思う。

・理事メンバーには電話確認を行う。

《検証》副委員長を中心に電話、もしくは口頭での確認を行った。

・正確な資料作成を行うために複数の委員会メンバーによる読み合わせを行う。

《検証》事前２日間と当日午前中から読み合わせたのでおおむね問題なかったが、直前でパワーポイント資料を変更した際、誤字があったので、変更後は十分な再チェックが必要。

・細かな総会シナリオの作成。

《検証》総会から懇談会への繋ぎの際の席への案内に手間取った。特にシニアの席を決めていなかったので混乱を招いてしまった。また、メンバーに十分告知していなかったので、懇談会の際、席について貰うのが遅れ、遅延に繋がった。

・ＪＣソング、国家はリハーサルで全て流し確認する。

《検証》確認した。

・入念な総会リハーサルを行いステージでの議事、セレモニーを円滑に行う。

《検証》審議の際、議長の椅子を出す動きがシナリオに入っていなかったので、次年度以降入れていただきたい。

・会場の音響設備、照明等の扱いを全メンバーで確認する。

《検証》確認した。

・懇談会出席者の確認及び席次表の作成。

《検証》来賓の方の席は確定してから案内した。席次表は作成したが、配布はしていない。

シニアの方は好きな席に座ってもらう方向性で促したが、どのテーブルが対象かわかりにくかったので混乱を招いたと思う。

・来賓の当日参加者を想定して対応できる体制をとる。

《検証》数名いらっしゃったので対応しました。

１０．

実施上の問題点

 

予算上の問題点：

①    見積もりを頼んだ時点で発注したつもりになっており、実際の発注・詳細の打ち合わせをするのがぎりぎりになってしまったので、松尾写真館様にご迷惑をお掛けした。次年度以降打ち合わせは前倒しで行うようにしてもらいたい。

運営上の問題点：

①    福島中学校と消防署に電話をした際、FAXは届いていないとのことだったので、確認したところリストの番号がFAX番号ではなく電話番号になっていた。

②    来賓への案内文に締め切りを記載していなかったので、締め切り以降に返信が多かった。

③    総会から懇談会への繋ぎの際の席への案内に手間取った。特にシニアに座ってもらう席を決めていなかったので混乱を招いてしまった。また、メンバーに十分告知していなかったので、懇談会の際、席に座ってもらうのが遅れ、遅延に繋がった。

④    コートを受け取り、管理する係が必要だった。当日はその場にいたメンバーで対応してもらった。

⑤    懇談会のスタート前、メンバーが運営の手伝いのため席をたっており、懇談会がスタートできなかったので、打ち合わせ不足だったと思う。

⑥    直前でパワーポイント資料を変更した際、誤字があったので、変更後は十分な再チェックが必要。また、なるべく直前の変更は避けること。”2017年度収支決算（案）”というスライドを式次第に合わせるため”決算書(案)”にしたかったが”決算書案)”とInsert操作を失敗して括弧が足りない状態になっていた。

⑦    理事長所信の際、かなり静寂になったので、軽いバックミュージックがあれば良かったと思う。

⑧    確認もせずに蒲池さんをメンバーに入れていたので、当日は受付の人員が足りずに混乱した。蒲池さんは八女青年会議所と雇用契約のある事務局員であり、懇談会の時間は時間外労働になるかと思うので、正式な依頼もせずに実施組織に加えていたのは問題があった。

⑨    開始時間が遅すぎるとOBの方からご意見いただいた。

⑩    配布する予定にしていたが、数日前より参加される来賓が増減し席にも変更が発生した為、混乱する恐れがあったので配布しなかった。

その他の問題点：

①    シニアの方々に自由に座っていただいたが、皆様下座に座られ、同席のメンバーが上座に座る形になったので問題があった。

②    藤丸先生秘書様が急遽参加いただいたが、隣に座っていただくと議員より上座になってしまい、その席の配置で時間をとられた。

③    御礼状は市長と来賓の分を用意していたが、切手の予算はシニアの分もとっていた。最終的には市長と来賓のみに送付したが、送り先は明確にしておくべきだった。

④    御礼状を送るのがかなり遅れた(2/9)。案内文を事務局で対応してもらっていたこともあり、御礼文も送っていただいていると勘違いしていた。委員長が自主性をもって対応するべき、かつ打ち合わせ不足。

⑤    お見送りの整列がバラバラだった。

⑥    理事長記念品の支払いをする時点では委員会通帳が出来ていなかった。

１１．

実践躬行～未来への挑戦～に関わる事項

 

メンバーは理事長の所信を直に聞くことで、２０１８年度の八女JCの方向性を確認すると共に、本年度の運動に対してのモチベーションを得た。

来賓・シニアの方々には現八女JCの活動、方向性を知っていただいた。実践躬行のスローガンのもと、積極的な連携がとれるよう努めたい。

１２．

次年度への引継ぎ事項

 

【予算面】

①　打ち合わせがぎりぎりになり、松尾写真館にご迷惑をお掛けしたので、記念品等、業者様との打ち合わせはなるべく前倒しで完了して下さい。

【運営面】

①　 FAXを送った後に一度委員長からお願いの電話を入れておくと、FAX送付の確認になり良いかと思います。実際返信のなかった八女農業高校と西日本短期大学付属高等学校については、電話で確認したら出席というお答えでしたので、ある程度電話をかけてお願いした方が出席に繋がるかと思います。

②    来賓案内の返信期日は必ず記入して下さい。

③    席次表については、予算をつけてしっかりしたものを用意できるのであれば作成して下さい。また、シニアの方の席は確定しておいた方がスムーズに案内できます。急遽参加される方は多いので、席には余裕を持っておいて下さい。

④　コートを受け取る係りを作って下さい。

⑤　委員会以外のメンバーとも打ち合わせをして協力して貰って下さい。

⑥　機器に問題がある場合は、解決に時間がかかりますので、プロジェクター、パソコン等は会場に着いたら最初に確認いた方がいいと思います。また、パワーポイントはぎりぎりで修正しない様にして下さい。

⑦  理事長挨拶はバックミュージックを入れるか検討して下さい。

⑧  当日参加できるリハーサルから参加できる人員はメンバー事務員を含めて十分確認してください。参加できる時間についても十分把握して下さい。また、歌のCDは劣化しますので、万が一に備えて、リハーサルにて1度全て流してください。

⑨  開始時間は再考して下さい。

⑩  席次表を作成して配布してください。

【運動面】

①  シニアの方の席順は再考して下さい。

②  藤丸先生の秘書様は参加されるか事前確認して下さい。

③  御礼状の送り先は明確にしておいて下さい。

④  御礼状は総会翌日に送ってください。

⑤  お出迎え、お見送りの際の整列は綺麗に並び、大きな声で挨拶をするよう促して下さい。

⑥  委員会通帳ができていない中での支払い方法は事務局とよく打ち合わせしてください。

１３．

室長所見

 

新年総会においては、委員長を中心に事前準備、リハーサルを重ねた事によりスムーズな運営を行うことができました。しかし、メンバーで何度もシナリオの読み合わせをしたにも関わらず、数点ミスがありました。メンバーが集まれる時間がバラバラで会場での全員の通しリハーサルは多くは出来ませんので、会場に合わせたより精度の高いシナリオ作成とリハーサルを重ねる事が必要だとメンバー一同が認識する事ができました。

　新春懇談会では、多くの来賓をお招きし、映像にて当LOMの活動を紹介する事ができ、理事長の所信表明では、演出を工夫する事で会場全員が理事長に注目し所信に聞き入り、２０１８年度の八女ＪＣの活動、方向性を知っていただく事ができました。また、活発な名刺交換、対話をする事で結束を強化する事ができたと確信しております。２０１８年初めの事業として委員会、室の垣根を越え八女ＪＣ全員のお力添えで無事終える事ができ、LOM内の結束力、委員長同士の結びつきの強さを実感しました。

　ただ残念な事に、来ていただいた来賓の皆様へのお礼状の発送が大変遅れてしまい、おもてなしの心は会場だけではなく、その後が大事だと痛感し、室長として気付けなかった事を反省しております。今回の様々な問題点をしっかり次へと活かしていきます。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧（ここに記載したものは全て審議対象となります） 

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電　　子　　資　　料　　名

１

事業評価収支決算書

２

来賓出席表

３

顛末書

●配布資料・回覧資料

　

種　別

資　　料　　名　　内　　容

１

配布・回覧

無

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

前回までの流れ（意見と対応）

 

●

第５回理事予定者会議

　

●

開催日

２０１７年

１１月

２４日

（金曜日）

協議

　　

意見１：

平島：来賓へのアピールとして例年にない特別な催し物をやりますか？

対応１：

映像にて２０１７年度のアピール、堤理事長の魅力をアピールします。

意見２：

平島：パワーポイントに写真を入れたらどうでしょうか？

対応２：

入れます。

意見３：

山﨑：来賓用の案内文がまちがっていませんか？

対応３：

添付を間違えているので、修正します。

意見４：

秋山：席次表のリストをしっかりと作っておいたほうが良いのでは？

対応４：

懇親会会場レイアウトに基づいて準備します。名前の再確認も行います。

意見５：

雨森：仮会員は新たに紹介する必要があるので、ばらさないで、アカデミー委員会の席に集めてください。

対応５：

承知しました。

意見６：

雨森：懇親会のパワーポイントは審議対象資料です。もっと字体等をスタイリッシュかつ格好良くして下さい。

対応６：

承知しました。

意見７：

山﨑：(前の意見に対して)パワーポイント、シナリオは出席によって変わるので参考資料です。

対応７：

承知しました。

意見８：

川口：国会議員、県議員は手渡しでも良いのではないか？堤理事長と相談の上決定してほしいです。

対応８：

再考致します。

意見９：

雨森：挨拶をお願いする際の資料を準備した方が良いです。

対応９：

準備致します。

意見１０：

緒方：理事長記念品については振込み手数料も必要です。

対応１０：

予備費から当てて計上します。

●

第６回理事予定者会議

　

●

開催日

２０１７年

１２月

１８日

（月曜日）

協議

 

意見1：

 緒方：来賓懇談会の案内に返信の期日が無いが、いつですか？

対応1：

 １月５日で考えております。

意見２：

 緒方：挨拶依頼の日付は１月１２日で正しいですか？

対応２：

 相談して適当な日付にいたします。

意見３：

 仁田原：預かり金収入にもいわいさんの見積もり添付をお願いします。

対応３：

 添付しました。

意見４：

 仁田原：雑費・振込み手数料の明確な根拠となる書類がありましたら提示して下さい。

対応４：

 添付しました。

意見５：

 雨森：議案名から新年総会が抜けています。

対応５：

 修正しました。

意見６：

 雨森：備品リストからプレジデンシャルリースが抜けています。絶対に忘れないでください。

対応６：

 修正しました。

意見７：

 雨森：事業背景、目的を見直してください。

対応７：

 修正しました。

意見８：

 緒方：理事長記念品のボールペンは１／５の審議の後に振り込んで間に合いますか？

対応８：

 １／５の審議の後に振り込んで、１／９に発送していただくように取り決めました。

意見９：

 野中：見積もり５番のリンクが切れています。

対応９：

 修正しました。

意見１０：

 重野：タイムテーブルのタイトルが新春懇親会となっておりますので、懇談会に変更して下さい。

対応１０：

 修正しました。

意見１１：

 山﨑：シナリオにある２０１７年度収支報告決算書は緒方顧問ではなく、井上先輩の報告ではないですか？

対応１１：

 堤一樹先輩だということですので、変更しました。

意見１２：

仁田原：審議までに動画の用意はできますか？

対応１２：

 用意します。

意見１３：

 仁田原：席次表は配りますか？

対応１３：

 協議の際は配らないということでお答えしましたが、相談した結果、配ることにしました。

意見１４：

山﨑：席次表の用意と、席札の用意をした方がいいです。

対応１４：

 席次表は配ることにしました。席札も用意します。

意見１５：

野中：受付用のふんどしが備品リストに無いが、必要ありませんか？

対応１５：

 追加いたしました。

意見１６：

仁田原：席の誘導をスムーズにおこなうように体制を整えた方が良いです。

対応１６：

 修正いたしました。

意見１７：

仁田原：ＪＣが一歩先行く団体だという表現を懇談会の中でおこなうのか？

対応１７：

 映像で表現したいです。

意見１８：

川浪：ボールペンの見積もりの期限が２０１７年になっています。

対応１８：

 ２０１８年で再取得します。

意見１９：

山﨑：総会の際、副理事長の席を前に上げてください。

対応１９：

 そのように変更いたします。

●

第１回理事会

　

●

開催日

２０１８年

１月

５日

（金曜日）

審議

 

意見1：

仁田原：席次表は配る予定ですか？

対応1：

参考資料の席次表を配る予定です。

意見2：

川浪：ご挨拶に石橋ブロック会長は入れませんか？

対応2：

山﨑：間に合うか分かりませんが、間に合った場合はご挨拶いただこうと思います。

●

第３回理事会

　

●

開催日

２０１８年

３月

２日

（金曜日）

審議

 

意見1：

秋山：席次表を配らなかったのはなぜですか？

対応1：

一部の方に自由に座ってもらうため席次表を配りませんでした。

意見2：

平島：席次表については審議で配ることになっていたかと思いますが、誰の権限で変更しましたか？

対応2：

委員長である私の権限で変更しました。適切ではなかったかと思います。

意見３：

古澤：FAX以外の案内の方法も検討して記載されてはいかがですか？

対応３：

検討しましたが現状のFAXによる対応がいいかと思いました。

意見４：

川口：振込手数料が書いてある書類を紛失したのであれば、口頭で済ますのではなく顛末書を提出されてはいかがですか？

対応４：

橋村：顛末書を用意して４月の理事会で再上程させていただきます。

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画　・　予算

 

事業報告　・　決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

●

第５回

理事予定者会議

２０１７年１１月２４日

協議

●

第３回

理事会

２０１８年３月２日

審議

●

第６回

理事予定者会議

２０１７年１２月１８日

協議

●

第４回

理事会

２０１８年４月２日

審議

●

第１回

理事会

２０１８年１月５日

審議

 

 

 

 

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参考資料一覧

 

　

種　　別

資　　料　　名

１

電子

来賓リスト

２

電子

シニア役員リスト

３

電子

備品リスト

４

電子

タイムテーブル

５

電子

総会パワーポイント

６

電子

総会シナリオ

７

電子

懇談会パワーポイント

８

電子

懇談会シナリオ

９

電子

総会会場レイアウト

１０

電子

懇談会席次表

１１

電子

案内（メンバー）

１２

電子

新年総会式次第

１３

電子

懇談会挨拶依頼

１４

電子

理事長スローガン

１５

電子

御礼状（市長・町長）

１６

電子

御礼状（来賓）

１７

電子

案内文（シニア）

１８

電子

案内文（来賓）

１９

電子

修正シート

２０

電子

メンバー出欠表(当日版)

２１

電子

式次第(当日版)

２２

電子

懇談会席次表(当日版)

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