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2018年度夏期総会及び懇親会事業計画並びに収支予算（案）の件 |
審議 |
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● |
事業名 |
： |
2018年度夏期総会及び懇親会 |
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● |
委員会名 |
： |
まちづくり委員会 |
● |
委員長名 |
： |
古澤 貴俊 |
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● |
副理事長 |
： |
平島 周 |
● |
確認日 |
： |
2018年 6月19日 |
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● |
室長 |
： |
重野 雄紀 |
● |
確認日 |
： |
2018年 6月19日 |
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● |
専務理事 |
： |
山﨑 隼平 |
● |
確認日 |
： |
2018年 6月19日 |
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● |
常務理事 |
： |
野中 克則 |
● |
確認日 |
： |
2018年 6月19日 |
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● |
財政局長 |
： |
仁田原 剛 |
● |
確認日 |
： |
2018年 6月19日 |
トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算
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1． |
事業実施に至る背景 |
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夏期総会は1年間のJC活動を行う中で八女JCの一員として上半期の行動を見つめ直し、2018年度後半の活動をより有意義にする為にもメンバーとの絆をより強固にする必要があり、更なる飛躍の為の貴重な機会である。また次年度の60周年へ向けて理事・役員の選任を行い、八女JCの未来図を描く必要がある。 |
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2． |
事業の対象者 |
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対外対象者：特別会員 6名 会 長 ：鍋田 啓 副会長 ：大藪 明宏 副会長 ：福島 正治 幹 事 ： 桐明 彰 幹 事 ：坂田 淳一 会 計 ：井上 裕樹 アドバイザー 12名
計18名 |
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対内対象者：正会員 42名 仮入会会員 4名 計46名 |
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3． |
事業目的 （対外） |
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夏期総会はシニアクラブの先輩方に2018年度のこれまでの活動とこれからの活動予定の報告、そして2019年度理事長のお披露目を行う場である為、メンバー全員で臨み、意見・アドバイスを賜り協力体制を築く。 また、次年度開催される60周年事業と福岡ブロック大会に向けての意見・アドバイスも賜り協力体制を築く。 |
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4． |
事業目的 （対内） |
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2018年後半の活動を取り組んでいくにあたり、前半の活動をメンバー全員で振り返る事で今後の活動の為に一致団結すると共に、事業を終えた委員会には労を労い、後半に事業を控える委員会へは激励する機会とし、八女JCメンバー全員出席で総会に臨む事で意識高め、想いを共有し、60周年事業や福岡ブロック大会が開催される次年度へ向けてひいては今後の活動の礎とする。 |
トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料 /事業予算
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事業概要 |
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1． |
実施日時 |
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【選考委員会】 2018年8月18日（土） 開始 15：45～16：00 【臨時理事会】 2018年8月18日（土） 開始 16：00～16：30 【夏期総会】 2018年8月18日（土） 開始 17：00～18：30 【懇親会】
2018年8月18日（土） 開始 19：00～21：00 |
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2． |
実施場所・会場 |
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【夏期総会・懇親会会場】 ㈱若大将 会場選定理由書 〒834-0115 福岡県八女市広川町大字新代2391 TEL 0943-32-2290 FAX 0943-32-2138 |
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3． |
参加員数計画並びに参加推進方法 |
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対内対象者 ： 正会員 42名 メンバー案内文 仮入会会員 4名
・FAX・メールにて案内文を送り出欠を取り参加を取り纏める。 ・各委員長に委員会メンバーの取り纏めを依頼する。 ・案内文にて欠席のメンバーには、電話・LINEで連絡を行い時間の調整を御願いする。 ・より多くのメンバーに出席してもらい一致団結を図る為に早い段階で出席を例会などで促す。 ・6月例会（委員会報告）からメンバー全員に呼びかける。 対外対象者：特別会員（シニアクラブ役員） 6名 （シニアクラブアドバイザー） 12名 ・FAX・メールにて案内文を送り出欠を取り参加を取り纏める。 ・特別会員の方には電話を行い参加の御願いを行う。 |
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4． |
予算総額 |
￥341,000- |
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5． |
外部協力者・協力種別 無 |
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6． |
引用著作物の有無 |
無 |
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7． |
対外配布資料の有無 |
無 |
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8． |
実施組織 |
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事業統括 |
まちづくり委員会 委員長 古澤 貴俊 |
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会場設営 |
まちづくり委員会 メンバー全員 |
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メンバー受付 |
まちづくり委員会
大石 裕介・野上 裕輔 |
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司会 （総会） |
まちづくり委員会
副委員長
高山 泰輔 |
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司会補助 （総会） |
まちづくり委員会
小川 誠司 |
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議事録の作成 |
まちづくり委員会 メンバー全員 |
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シニアの受付・案内 |
まちづくり委員会
牛島 範久・山﨑隼平 |
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司会 （懇親会） |
まちづくり委員会
野上 裕輔 |
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司会補助 （懇親会） |
まちづくり委員会
副委員長 高山 泰輔 |
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9． |
事業内容（目的達成のための手法説明） |
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・審議可決後すぐにFAX・メールにて案内文を送り出欠を取り纏める。 ・各委員長に委員会メンバーの取り纏めを依頼する。 ・出欠の取り纏めを早期に行い、メンバー一人ひとりに電話し出席を促す。 ・正確な総会資料作成を行うために複数の委員会メンバーによる読み合わせを行う。 ・細かな総会シナリオの作成。 ・入念な総会・懇親会のリハーサルを行いステージでの議事、セレモニーを円滑に行う。 ・会場の音響設備、照明等の扱いを委員会メンバーで行う。 ・懇親会出席者の確認及び席次表の作成。 ・6月例会（委員会報告）からメンバー全員に呼びかける。 |
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10． |
前年度からの引継ぎ事項 |
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【予算面】 ①出席の再確認を緊密に行い、会場に正確な人数を伝える必要がある。 【運営面】 ①動員は事業の趣旨や委員会の熱意を伝え参加のお願いをする。 ②総会中は基本会場内の出入りはないようにする。開始時にアナウンスする必要がある。 ③次第の時間配分を充分に確認し、緊密なリハーサルを行う。 ④メンバーとシニアクラブの先輩方、双方が充分楽しめるアトラクションを計画しなければならないと共にアトラクション中も招待している先輩方に気配を行い、楽しんで頂けるよう心掛ける。 ⑤総会開始前に全員が着席しているか確認し、開始できる状態であるか必ず確認する。 ⑥シニアクラブの先輩方には案内とは別に電話連絡等を個々に行い、調整をして頂くよう心掛ける。 ⑦必要な物がどの場面に必要なのかをシナリオ等に細かく記載し、委員会メンバー全員が把握する。 ⑧精度の高いシナリオの作成が総会の完成度に繋がります。時間・人員配置・役割・音響・照明・動線など出来るだけリハーサルを行い詳細に記載したものを作成する。 ⑨各委員長とその委員会メンバー個々に対して連絡を行い、前日・当日の声かけも行う。 ⑩例会・総会において出欠の合否をどのレベルで参加したと認めるのか線引きをきめる必要がある。しかしやはりなるべく多くのメンバーに同じ場所で意識を共有する為にも早めのFAX・メールや動員を行い、参加を呼び掛ける必要がある。 【運動面】 ①総会は会員、来賓、シニアクラブの先輩方、すべてにおいて動員のお願いをする。 |
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11． |
本年の工夫と期待される効果 |
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【予算面】 ①正確な出席者の人数の確認と懇親会会場側と打ち合わせを入念に行い、金額に差異が無いようにします。 ②事業計画を委員会メンバー全員で共有し事業予算内で行います。 【運営面】 ①資料作成を早期かつ委員会メンバー全員で取り組み、各々が正確な内容把握に努め、作成後担当室長・副理事長に確認してもらう事で正確な資料作成を行います。 ②入念なリハーサルを行い様々な場面を想定することで、急な予定変更やイレギュラーに対応出来るようにします。 ③委員会内でスケジュール調整を行い、事業当日は委員会メンバー全員出席します。 ④総会参加の案内を早期に行いメンバーがスケジュール調整しやすくします。また、提出期限を過ぎても事業直前まで出来るだけ参加の動員を行います。 ⑤委員会で現地調査を行い、会場の大きさ・機材・動線などを事前に把握し円滑に総会及び懇親会が行えるようにします。 |
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12． |
実践躬行～未来のために挑戦する～に関わる事項 |
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2018年度上半期、率先して行動してきた事を糧にし、下半期の運動に活かし、未来の八女JCの明確なビジョンを描く事とその実現に向けて成長する機会として頂く。 |
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13． |
依頼事項 |
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14． |
協議・審議のポイント |
トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算
●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕
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電 子 資 料 名 |
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1 |
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2 |
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3 |
●配布資料・回覧資料
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種 別 |
資 料 名 内 容 |
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1 |
なし |
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トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算
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● |
第0５回理事会 |
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● |
開催日 |
2018年 |
05月 |
02日 |
（水曜日） |
協議 |
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意見1： |
大石委員長：アトラクションは入っていませんが行いますか？ |
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対応1： |
アトラクションは行います |
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意見2： |
野中常務：シニアクラブ受付・案内に蒲池さんが入っている |
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対応2： |
削除し山崎専務に案内をお願いしています |
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意見3： |
川浪直前理事長：シニアクラブ役員、アドバイザーの案内文の受付時間が間違っている |
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対応3： |
修正しました |
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意見4： |
山崎専務：懇親会の時間が長い |
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対応4： |
修正しました |
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意見5： |
川口顧問：シニアクラブ総勢18名を呼ぶ中でアトラクションを精査してもらいたい |
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対応5： |
精査しました |
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意見6： |
雨森副理事長：パワーポイントに間違いがある。字が小さい |
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対応6： |
修正しました |
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意見7： |
アトラクションはメンバーだけが盛り上がるのではなくてシニアクラブの先輩方も盛り上がれるようにしてください |
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対応7： |
再考し、参加者全員が盛り上がれるようにします。 |
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意見8： |
山﨑委員長：ＰＰの山﨑の﨑が違います |
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対応8： |
修正しました |
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● |
第0６回理事会 |
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● |
開催日 |
2018年 |
06月 |
04日 |
（月曜日） |
協議 |
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野中常務：パワーポイントの重なり部分と誤字があります。 |
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対応1： |
パワーポイントの重なり、誤字修正しました。 |
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意見2： |
緒方顧問：シニアクラブ先輩の名前の誤字があります。 |
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対応2： |
誤字の修正をしました。 |
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意見3： |
緒方顧問：アトラクションの配分時間を考えるべきではないか |
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対応3： |
時間、人数共に再考し懇親会の時間を多く取らせてもらいました。 |
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● |
第0７回理事会 |
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● |
開催日 |
2018年 |
07月 |
02日 |
（月曜日） |
審議 |
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意見1： |
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対応1： |
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事業計画 ・ 予算 |
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事業報告 ・ 決算 |
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回数 |
諸会議名 |
開催日時 |
議事 |
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回数 |
諸会議名 |
開催日時 |
議事 |
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● |
第05回 |
理事会 |
2018年05月02日 |
協議 |
● |
第10回 |
理事会 |
2018年10月02日 |
審議 |
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● |
第06回 |
理事会 |
2018年06月04日 |
協議 |
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● |
第07回 |
理事会 |
2018年07月02日 |
審議 |
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トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算
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参考資料一覧 |
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種 別 |
資 料 名 |
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1 |
電子 |
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|
2 |
電子 |
|
|
3 |
電子 |
|
|
4 |
電子 |
|
|
5 |
電子 |
|
|
6 |
電子 |
|
|
7 |
電子 |
|
|
8 |
電子 |
|
|
9 |
電子 |
|
|
10 |
電子 |
|
|
11 |
電子 |
|
|
11 |
電子 |