２０１８年度新年総会及び新春懇談会事業計画並びに収支予算（案）の件

審議

　

 

 

●

事業名

：

新年総会及び新春懇談会

 

●

委員会名

：

ヤングフォーラム委員会

●

委員長名

：

大石　祐介

 

●

副理事長

：

樋口　和俊

●

確認日

：

２０１７年１2月２５日

●

室長

：

橋村　賢二

●

確認日

：

２０１７年１2月２５日

●

専務理事

：

山﨑　隼平

●

確認日

：

２０１７年１2月２５日

●

常務理事

：

野中　克則

●

確認日

：

２０１７年１2月２５日

●

財政局長

：

仁田原　剛

●

確認日

：

２０１７年１2月２５日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

１．

事業実施に至る背景

 

明るい豊かな八女を作り上げるために、まず、全会員が堤倫亮理事長の所信、考えへの理解を深め、より活発なＪＣ活動へと繋げる必要がある。そして、次年度に向けた八女青年会議所の指針を対外的に周知する必要がある。

２．

事業の対象者

 

対外対象者：特別会員役員　６名

　　　　　　　 ：特別会員　　　３０名

　　　　　　　   来賓　　　  　  ４０名

対内対象者：正会員　     　３８名

　　　　　　　　仮入会者　　  １０名

３．

事業目的　（対外）

 

八女地域の豊かな発展のために、昨年度、本年度の活動を来賓の皆様にアピールすることにより八女ＪＣの活動への理解を深めて頂き、連携体制強化を図る。

４．

事業目的　（対内）

 

総会を通して理事長所信への理解を深め、統一された意識のもと、２０１８年度のＪＣ活動へと邁進する。そして、懇親会を開催することにより、新年の活動に向けて士気高揚を図る。さらに、シニア世代から生きた体験を学ぶことにより、今後の活動に向けて新たなアイデアの閃きにつなげる。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料 /事業予算

事業概要

 

１．

実施日時

 

（開始） ２０１８年１月１３日　（土）１８：００新年総会スタート

　　　 　 ２０１８年１月１３日　（土）１９：３０新年総会終了

　　 　 　２０１８年１月１３日  （土）１９：４５ 新春懇談会スタート

（終了） ２０１８年１月１３日  （土）２１：４５終了

２．

実施場所・会場

 

メモリアルホールいわ井

         〒８３４－００２２

         福岡県八女市津江５９９

         TEL０９４３－２３－２２２２

         FAX０９４３－２２－３２４２

３．

参加員数計画並びに参加推進方法

 

【参加員数計画】

対内対象者：正会員　　　　     ３８名

　　　　　　　   仮入会　　　       １０名

                   合計　              ４８ 名

　【参加推進方法】

１．FAX・メールにて案内文を送り出欠を取り纏める。

２．各委員長に委員会メンバーの取り纏めを依頼する。

３．理事メンバーには電話確認を行う。

４．欠席の返事をいただいた方には、再度委員会メンバーで事業の意義を伝え参加をお願いする。

　またどうしても参加できないメンバーには、委任状を必ず頂く。

4．

予算総額

￥６５７，０００－

事業計画収支予算書へ

５．

外部協力者・協力種別

 

無

６．

引用著作物の有無

無

７．

対外配布資料の有無

無

 

８．

実施組織

 

事業総括

ヤングフォーラム委員会　委員長　　 　 大石 祐介

会場設営

ヤングフォーラム委員会　　　　　　 　    全員

メンバー受付

ヤングフォーラム委員会　　　　　　　　   秋田 信善

来賓受付

ヤングフォーラム委員会　　　　　　　　　廣津 和久

シニア受付

事務局員　　　　　　　　　　　　　　　　  　  蒲池 理恵

総会司会

ヤングフォーラム委員会　副委員長　　松尾 研士

懇談会司会

ヤングフォーラム委員会　             　   秋田 信善　

総会・懇談会司会補助

ヤングフォーラム委員会                    北島 雄貴

シニア・来賓のアテンド(リーダー)

出向担当理事　　　　　　　　　　　　　　　 井星 幸雄　　　　　　      

シニア・来賓のアテンド(テーブル１・４・７)

例会研修委員会　委員長　　　　　　 　　山﨑 誠　とメンバー

シニア・来賓のアテンド(テーブル２・５・８)

会員拡大委員会　委員長　　　　　　 　　堤幹雄　とメンバー

シニア・来賓のアテンド(テーブル３・６・９)

まちづくり委員会　委員長　　　　　　 　　古澤貴俊　とメンバー

駐車場誘導

ヤングフォーラム委員会　             　  入部 圭右　

照明

ヤングフォーラム委員会　　　　　 　    　廣津 和久

音響

例会研修委員会　副委員長　　　 　     桐明 哲也

写真係

例会研修委員会　委員長　　　　　　 　　山﨑 誠

 

 

９．

事業内容（目的達成のための手法説明）

 

・FAX・メールにて案内文を送り出欠を取り纏める。

・各委員長に委員会メンバーの取り纏めを依頼する。

・理事メンバーには電話確認を行う。

・正確な資料作成を行うために複数の委員会メンバーによる読み合わせを行う。

・細かな総会シナリオの作成。

・ＪＣソング、国家はリハーサルで全て流し確認する。

・入念な総会リハーサルを行いステージでの議事、セレモニーを円滑に行う。

・会場の音響設備、照明等の扱いを全メンバーで確認する。

・懇談会出席者の確認及び席次表の作成。

・来賓の当日参加者を想定して対応できる体制をとる。

１０．

前年度からの引継ぎ事項

 

【予算面】

①    総会等の会費については、その年の取り決めにより違うと思いますので気を付けてください。出欠確認をしっかり行い、会場に迷惑が掛からないように気を付けて下さい。FAX・メールだけでなく、電話連絡も行って下さい。

【運営面】

①    前日に実際の会場でパソコン、プロジェクターの接続確認を行う。

②    席次表は、外部に出す資料なので、審議対象資料となります。出欠状況により細かな変更が必要となりますので注意して作成して下さい。

③    懇談会での役員紹介は、途中で行うより最後にした方が参加して頂いた方が注目して頂き効果的に伝える事ができます。

【運動面】

①    席次表、席次札を本年度初めて作りましたが、案内する際に大変重宝しました。また、人数の増減は仕方ないので間違いのないように作成して下さい。

②    席札を作る際は、漢字の間違いがないように確認してください。

③    挨拶依頼は案内文の中に記載し、出欠と合わせてお願いした方が良いと思います。

１１．

本年の工夫と期待される効果

 

【予算面】

①    総会の会費については相談します。

②    電話による出欠確認をおこない、出欠をしっかり確定させます。

【運営面】

①     パソコン、プロジェクターを前日につないでリハーサルをおこないます。

②     席次表は出欠状況に基づいて常時更新します。

③    役員紹介は印象に残るように終盤におこない、フィナーレに繋げます。

【その他】

①     席次表、席次札は今年も作成し、失礼のないよう、前日から確認します。

②    漢字についてはＨＰ等も使って二重確認します。

③    挨拶依頼を案内文に入れると読み飛ばす場合もありますので、お電話でも連絡し２重の確認を致します。

１２．

実践躬行～未来への挑戦～に関わる事項

 

・理事長の所信を聞き２０１８年度の八女JCの方向性を確認する。

・八女JCの活動、方向性を八女市の多くの方に知っていただく。

１３．

依頼事項

 

・理事メンバーの出席

・各委員会メンバー出席の依頼と取り纏め

１４．

協議・審議のポイント

 

来賓リストは委員会で確認を行っていますが、役員の皆さまでも確認をお願いします。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧（ここに記載したものは全て審議対象となります） 

●電子資料　〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電　　子　　資　　料　　名

１

事業計画書収支予算書

２

理事長スローガン

３

御礼状（市長・町長）

４

御礼状（来賓）

５

案内文（シニア）

６

案内文（来賓）

●配布資料・回覧資料

　

種　別

資　　料　　名　　内　　容

１

配布・回覧

無

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

前回までの流れ（意見と対応）

 

●

第５回理事予定者会議

　

●

開催日

２０１７年

１１月

２４日

（金曜日）

協議

　　

意見１：

平島：来賓へのアピールとして例年にない特別な催し物をやりますか？

対応１：

映像にて２０１７年度のアピール、堤理事長の魅力をアピールします。

意見２：

平島：パワーポイントに写真を入れたらどうでしょうか？

対応２：

入れます。

意見３：

山﨑：来賓用の案内文がまちがっていませんか？

対応３：

添付を間違えているので、修正します。

意見４：

秋山：席次表のリストをしっかりと作っておいたほうが良いのでは？

対応４：

懇親会会場レイアウトに基づいて準備します。名前の再確認も行います。

意見５：

雨森：仮会員は新たに紹介する必要があるので、ばらさないで、アカデミー委員会の席に集めてください。

対応５：

承知しました。

意見６：

雨森：懇親会のパワーポイントは審議対象資料です。もっと字体等をスタイリッシュかつ格好良くして下さい。

対応６：

承知しました。

意見７：

山﨑：(前の意見に対して)パワーポイント、シナリオは出席によって変わるので参考資料です。

対応７：

承知しました。

意見８：

川口：国会議員、県議員は手渡しでも良いのではないか？堤理事長と相談の上決定してほしいです。

対応８：

再考致します。

意見９：

雨森：挨拶をお願いする際の資料を準備した方が良いです。

対応９：

準備致します。

意見１０：

緒方：理事長記念品については振込み手数料も必要です。

対応１０：

予備費から当てて計上します。

●

第６回理事予定者会議

　

●

開催日

２０１７年

１２月

１８日

（月曜日）

協議

 

意見1：

 緒方：来賓懇談会の案内に返信の期日が無いが、いつですか？

対応1：

 １月５日で考えております。

意見２：

 緒方：挨拶依頼の日付は１月１２日で正しいですか？

対応２：

 相談して適当な日付にいたします。

意見３：

 仁田原：預かり金収入にもいわいさんの見積もり添付をお願いします。

対応３：

 添付しました。

意見４：

 仁田原：雑費・振込み手数料の明確な根拠となる書類がありましたら提示して下さい。

対応４：

 添付しました。

意見５：

 雨森：議案名から新年総会が抜けています。

対応５：

 修正しました。

意見６：

 雨森：備品リストからプレジデンシャルリースが抜けています。絶対に忘れないでください。

対応６：

 修正しました。

意見７：

 雨森：事業背景、目的を見直してください。

対応７：

 修正しました。

意見８：

 緒方：理事長記念品のボールペンは1/5の審議の後に振り込んで間に合いますか？

対応８：

 1/5の審議の後に振り込んで、1/9に発送していただくように取り決めました。

意見９：

 野中：見積もり５番のリンクが切れています。

対応９：

 修正しました。

意見１０：

 重野：タイムテーブルのタイトルが新春懇親会となっておりますので、懇談会に変更して下さい。

対応１０：

 修正しました。

意見１１：

 山﨑：シナリオにある２０１７年度収支報告決算書は緒方顧問ではなく、井上先輩の報告ではないですか？

対応１１：

 堤一樹先輩だということですので、変更しました。

意見１２：

仁田原：審議までに動画の用意はできますか？

対応１２：

 用意します。

意見１３：

 仁田原：席次表は配りますか？

対応１３：

 協議の際は配らないということでお答えしましたが、相談した結果、配ることにしました。

意見１４：

山﨑：席次表の用意と、席札の用意をした方がいいです。

対応１４：

 席次表は配ることにしました。席札も用意します。

意見１５：

野中：受付用のふんどしが無いが備品リストに無いが、必要ありませんか？

対応１５：

 追加いたしました。

意見１６：

仁田原：席の誘導をスムーズにおこなうように体制を整えた方が良いです。

対応１６：

 修正いたしました。

意見１７：

仁田原：ＪＣが一歩先行く団体だという表現を懇談会の中でおこなうのか？

対応１７：

 映像で表現したいです。

意見１８：

川浪：ボールペンの見積もりの期限が２０１７年になっています。

対応１８：

 ２０１８年で再取得します。

意見１９：

山﨑：総会の際、副理事長の席を前に上げてください。

対応１９：

 そのように変更いたします。

●

第１回理事会

　

●

開催日

年

月

日

（曜日）

審議

 

意見1：

　

対応1：

　

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画　・　予算

 

事業報告　・　決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

●

第５回

理事予定者会議

２０１７年１１月２４日

協議

●

第３回

理事会

2018年　3月　2日

審議

●

第６回

理事予定者会議

２０１７年１２月１８日

協議

 

 

 

 

●

第１回

理事会

２０１８年　１月　５日

審議

 

 

 

 

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参考資料一覧

 

　

種　　別

資　　料　　名

１

電子

来賓リスト

２

電子

シニア役員リスト

３

電子

備品リスト

４

電子

タイムテーブル

５

電子

総会パワーポイント

６

電子

総会シナリオ

７

電子

懇談会パワーポイント

８

電子

懇談会シナリオ

９

電子

総会会場レイアウト

１０

電子

懇談会席次表

１１

電子

案内（メンバー）

１２

電子

新年総会式次第

１３

電子

懇談会挨拶依頼

１４

電子

修正シート

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